POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”), contempla la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de INVERSIONES MCN S.A.S (en adelante “HABI”), de sus clientes activos y potenciales, empleados, proveedores, contratistas y terceros, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, protección e integridad de la información.

Esta Política se estructura siguiendo los mandatos del artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, Ley 2300 de 2023, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, C - 748 del 2011.

HABI tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos y, por lo tanto, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social, respetando en todo caso las normas vigentes sobre la Protección de Datos Personales.


2. ALCANCE DE LA POLÍTICA

Se ha estructurado, considerando todos los procesos de HABI, según su objeto social, con el propósito de que sea conocido, implementado y cumplido por sus directivos, empleados, contratistas y terceros, que deban realizar algún tratamiento de los datos personales recolectados por ella.

HABI incorporará y desarrollará acciones para la divulgación de los derechos de los titulares, así como para la capacitación, implementación, monitoreo y evaluación de los datos personales, que incluye igualmente, atender a los procesos de atención a las solicitudes de los titulares.

HABI definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales y nombrará como responsable de la recolección, actualización y protección de los Datos Personales al Oficial de Cumplimiento.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Política está dirigida a:

a. Usuarios y potenciales usuarios que utilicen la página web www.habi.co y que de cualquier manera estén relacionados o involucrados en un trámite con HABI ya sea en forma presencial, telefónica o escrita, a sus empleados, candidatos y retirados, proveedores y en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por HABI, incluso, mediante herramientas como web bugs, cookies, spiders, web crawlers y web beacons (los “Titulares”).
b. La Política tiene como propósito describir los mecanismos y procedimientos para proteger los derechos de los Titulares; identificar al área que atenderá las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento (según se define más adelante) a los cuales se someterán los Datos Personales.
c. Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por HABI y, en lo que corresponda, con aquellos terceros con los que HABI acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales respecto de los cuales Habi actúa como Responsable (según se define más adelante).
d. La Política se aplicará a los terceros con quienes HABI eventualmente suscriba contratos de Transmisión o Transferencia, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de HABI.

4. DEFINICIONES

Las expresiones que estén entre paréntesis, subrayadas y escritas con mayúsculas iniciales en esta Política tendrán el significado que se les otorga antes de los paréntesis. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue. A pesar de lo anterior, a continuación, se definen los términos más relevantes de esta Política:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b. Autorizado: Es HABI y todas las personas bajo la responsabilidad de HABI que en virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.
c. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
d. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. HABI mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado, de aquellas en las que tenga la condición de Responsable.
e. Cliente activo: Persona natural o jurídica que recibe los servicios de HABI.
f. Cliente potencial: Persona natural o jurídica interesada en recibir los servicios de HABI.
g. Dato Personal: Es información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como lo pueden ser datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), entre otros datos.
h. Dato Público: Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
i. Datos Sensibles: Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de posición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
j. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
k. Legitimado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como el mismo Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados, siempre que puedan acreditar su condición.
l. Ley: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011, la jurisprudencia aplicable de la Corte Constitucional y la regulación expedida por el gobierno en relación con la materia.
m. Manual: Es el documento en el cual están consignados las políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Ley.
n. Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
o. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos del presente documento, el Responsable del tratamiento será HABI.
p. Titular: Es la persona natural a quien se refieren los Datos Personales, cuya información podrá reposar en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
q. Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
r. Transferencia: Es el Tratamiento que implica el envío de la información o de los Datos Personales a un receptor, que es Responsable y se podrá encontrar fuera o dentro del territorio de la República de Colombia. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de Responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.
s. Transmisión: Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia para que el Encargado realice el Tratamiento de tales Datos Personales por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión correspondiente.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HABI incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:

a. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c. Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
f. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
g. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
i. Tratamiento de Datos Sensibles y Diligencia: Los Datos Sensibles que se recolecten en las actividades de Habi, deberán ser Tratados con diligencia para preservar su integridad, incluyendo acceso restringido y seguridad.
j. Temporalidad: HABI no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue divulgada al respectivo Titular. HABI también aplicará medidas tendientes a asegurar la supresión de los Datos Personales cuando estos dejen de cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.

6. DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

HABI restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

e. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
f. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
g. El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
h. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

6.1 Manejo de información sensible de empleados:

HABI tratará los datos personales sensibles de sus empleados para los exámenes médicos ocupacionales periódicos, de ingreso y de egreso. A cada empleado se le enviarán sus resultados y recomendaciones. En caso de seguimiento, estos exámenes serán almacenados en carpetas de SST para velar por su confidencialidad y protección.

HABI almacenará las historias clínicas ocupacionales de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015:

"Cuando la empresa cuente con un médico laboral en la organización, podrá gestionar toda la historia clínica de los trabajadores, en otro caso, los documentos que debe conservar la empresa son:
● Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro)
● Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos
● Certificado correspondiente a examen médico de ingreso
● Certificado correspondiente a examen médico de retiro
● Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)
● Tiempo de retención recomendado: 20 años. Un año en el archivo de gestión y 19 años en el archivo central."
En todo caso HABI protegerá la información sensible de sus empleados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Ley.

7. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de HABI, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

8. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

Las bases de datos se clasifican de la siguiente manera:

a. Bases de datos con Información Sensible: Son bases de datos que contienen datos sensibles que pueden afectar la intimidad del Titular, tales como vinculación política, religiosa, orientación sexual, entre otros. HABI restringe el acceso a este tipo de información pudiendo ser conocido únicamente por un grupo autorizado de funcionarios, en caso de que se haga la recolección de esta información.
b. Bases de datos con Información Pública: Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
c. Datos Personales que utilizamos: Para llevar a cabo las finalidades descritas en la presente Política, HABI utilizará los siguientes datos personales de los cuales el usuario y/o visitante, los trabajadores y proveedores son Titulares:

● Trabajadores/Candidatos/Extrabajadores:
o Datos de contacto
o Datos de identificación
o Datos demográficos
o Datos necesarios para cumplimiento de obligaciones legales
o Datos sensibles
o Datos de contenido socioeconómico

● Clientes/Usuarios de la página web:
o Datos de contacto
o Datos de identificación
o Credenciales de acceso a la página web

● Proveedores/ Contratistas:
o Datos de contacto
o Datos de identificación
o Datos demográficos
o Datos necesarios para cumplimiento de obligaciones legales

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho será ejercido entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a HABI, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581, como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
c. Recibir información por parte de HABI, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a las normas que establecen y regulan la protección de datos personales.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, determinado que, en el Tratamiento, HABI ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g. Modificar o personalizar la forma en la que prefiere recibir las notificaciones relacionadas con publicidad, promociones o recordatorios de pagos relacionados con cuentas pendientes”

Derecho Descripción
Actualización Actualizar los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Habi para mantener su integridad y veracidad.
Conocimiento y Acceso Conocer y acceder a sus Datos Personales almacenados por Habi o los Encargados. Este acceso se permitirá de forma gratuita según solicitud al menos una vez al mes.
Prueba Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Habi, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 (artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015).
Queja Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley cuando se haya agotado el requisito de procedibilidad y acudir en primera instancia a Habi.
Rectificación Rectificar la información y los Datos Personales que estén bajo el control de Habi.
Revocación Solicitar la revocatoria de la Autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con Habi, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales.
Solicitud Presentar solicitudes ante Habi o el Encargado respecto del uso que les han dado a sus Datos Personales.
Supresión Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de Habi, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con Habi, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales.

10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

HABI podrá obtener la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, mediante diferentes medios, entre ellos electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya sin lugar a dudas que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los Datos Personales no se hubieran almacenado o recolectado en la Base de Datos. Dicha Autorización será solicitada por HABI de manera previa al Tratamiento de los Datos Personales, en el cual informará al titular de los datos, lo siguiente:

a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b. Los derechos que le asisten como Titular.
c. Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

HABI conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, HABI informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

a. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
c. Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
d. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
e. Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos
f. Derecho a modificar o personalizar la forma en la que prefiere recibir las notificaciones relacionadas con publicidad, promociones o recordatorios de pagos relacionados con cuentas pendientes

19. LEY 2300 DE 2023

Los Clientes Potenciales y Clientes Activos autorizan de forma expresa, libre y voluntaria para ser contactados por INVERSIONES MCN S.A.S. para el envío de publicidad, promociones o recordatorios de pagos relacionados con cuentas pendientes en horarios que excedan los establecidos por la LEy 2300 de 2023.

Así mismo, reconocen que pueden modificar la forma en la que prefieren recibir estas notificaciones

11. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los Datos Personales Tratados por HABI deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento de acuerdo con los siguientes parámetros:

11.1 Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano:

a. HABI tratará los datos personales de sus empleados, contratistas y de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
a. HABI informará, de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez finalice el proceso de selección.
b. HABI informará el resultado negativo y mantendrá reservados los datos personales de los interesados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado.
c. La información obtenida por HABI respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
d. Cuando HABI contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en HABI serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.
e. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de HABI y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
f. HABI almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre HABI y el empleado.
g. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados sólo procederá por orden de autoridad competente, o por solicitud expresa del empleado, siempre que en ella radique tal facultad.
h. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, HABI procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
i. HABI tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
j. En los contratos laborales, HABI incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, utilizar, usar, modificar o corregir, transferir en momentos futuros, datos personales del titular, biométricos u otros para efectos tales como las cotizaciones y pagos al sistema de seguridad social, parafiscales, sistemas de seguridad de la Compañía, etc. Es un deber de los empleados y colaboradores de HABI conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

11.2 Tratamiento de datos personales de Accionistas:

Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de HABI, es reservada dado que está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. HABI solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

11.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores:

a. HABI sólo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
b. HABI recolectará de sus proveedores, los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
c. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por HABI, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, HABI podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
d. HABI verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamenta la solicitud de acceso a los mismos.

11.4 Tratamiento de datos personales en procesos de contratación:

a. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con HABI accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de HABI y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique HABI según el tipo de dato de carácter personal tratado.
b. HABI verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

11.5 Tratamiento de datos personales de la comunidad:

a. La recolección de datos de personas que HABI trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de HABI, así como para realizar campañas de responsabilidad social.
b. Para el efecto, previamente HABI informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos.

11.6 Tratamiento de datos personales usuarios página web y clientes:

a. Confirmar y actualizar información e identidad.
b. Establecer y gestionar una relación contractual.
c. Contactarlo para fines comerciales, de mercadeo y de gestión de la relación contractual, a través de cualquier medio.
d. Realizar encuestas de satisfacción y calidad.
e. Verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
f. Tratar, consultar, obtener, recolectar, almacenar, analizar, transmitir, transferir usar o circular la información personal y comercial autorizada en este documento, incluyendo: La realización de todas las actividades para viabilizar el otorgamiento de un servicio o producto financiero, la consulta de información financiera y comercial ante operadores de información, así como aquella relacionada con mi estado laboral, ingresos y aportes al sistema general de seguridad social, realizar prospección comercial y perfilamiento de clientes a través del análisis de su comportamiento de pago y estudio de crédito, administrar y evaluar cualquier tipo de riesgo asociado a iniciar o continuar con una relación contractual.
g. Recibir respuesta a las solicitudes de información presentadas y/o recibir información relacionada con los productos y/o servicios ofrecidos por Habi y sus aliados comerciales.
h. Mantenerme informado sobre las campañas de promoción, publicidad y programas de fidelidad.
i. Ofrecer servicios o productos financieros, servicios comerciales y servicios de asistencia, de forma directa o a través de fuerzas de venta externa o aliados comerciales.
j. Realizar cualquier trámite administrativo que se requiera para llevar a cabo la solicitud de crédito.
k. En cuanto a los clientes, además de tener como finalidad la promoción y comercialización de los bienes y servicios de la compañía, el tratamiento se realizará fundamentalmente para realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio.

12. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS

HABI garantizará el derecho de acceso, consulta y reclamos, previa acreditación de la identidad del titular o causahabiente, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, utilizando medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

Para el efecto, HABI habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en sus bases de datos, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:

a. Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días hábiles iniciales. Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante.

Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.

Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

a. Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo Titular).
b. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
c. Dirección física o electrónica de notificación.
d. Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.
e. Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación.

Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación. Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

a. Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
b. Conservar los datos es imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
c. La supresión dificulta o entorpece el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a HABI la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
b. Han dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
d. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HABI.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a. El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

HABI pone a disposición de los titulares de la información los siguientes medios para que se estos puedan efectuar las consultas, reclamos, solicitudes de modificación, supresión y revocatorias que se tengan respecto a datos personales:

a. Por correo certificado a la dirección: Carrera 17 # 93a - 84, piso 2
b. Correo electrónico: lineaetica@habi.co
c. Línea ética (1) 5806859 Opción 1 la cual está en funcionamiento las 24 horas de los 7 días de la semana.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

HABI adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

a. Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.
b. Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
c. Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
d. Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
e. Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
f. Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
g. Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

14. REGLAS GENERALES APLICABLES

HABI establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

a. Garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
b. Tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
c. Realizará controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
d. Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las bases de datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello, cuenta con criterios de verificación para que el personal autorizado por la Compañía cuente con claves y usuarios, además de los perfiles de acceso a la respectiva información.
e. La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas. Identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el website de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
f. Es Responsable del tratamiento de datos personales “la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”. De esta manera, el Responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley, que para el caso es HABI.
g. Es Encargado del tratamiento de datos personales "la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos". Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un Responsable. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de HABI mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).
h. En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la empresa, se delega al Oficial de Cumplimiento, quien desarrollará sus funciones con el apoyo Presidencia y el área Legal.

15. PUBLICIDAD Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

Esta Política podrá ser modificada y hará parte de los contratos que celebre HABI, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de HABI www.habi.co y/o correos electrónicos.

Por modificación sustancial se entienden, entre otras, las siguientes situaciones:

a. Modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos; y
b. Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso HABI obtendrá una nueva Autorización.

Las modificaciones serán informadas en la página web de HABI y/o mediante un correo electrónico que será enviado a los Titulares, siempre y cuando HABI tenga esa información en su poder.

16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, HABI inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014),debiendo actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.

17. FINALIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de HABI o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

18. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

Esta Política empezará a regir a partir del 21 de septiembre de 2020. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de HABI, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales.